Kuidas küsida kandidaatidelt nõusoleku pikendamist?
Triinu Leppik
Last Update aasta tagasi
Kui kandidaadid on süsteemis olnud juba teatud aja (aeg sõltub teie organisatsioonisisestest vajadustest ja kokkulepetest), siis GDPR-i järgides tuleks nad süsteemist kas kustutada või küsida neilt nõusoleku (et nad on nõus, et teie nende andmeid hoiate) pikendamist.
Selle jaoks tee järgnevad sammud:
1. Kui Sul veel ei ole, siis loo GDPR pikendamise jaoks eraldi nõusolek (nõusolekute lisamise õpetuse leiad siit)
2. Loo GDPR pikendamise küsimiseks e-kirja mall
3. Filtreeri välja kandidaadid, kes tuleks süsteemist eemaldada või kellele tuleks nõusoleku pikendamise kiri välja saata.
Niisiis tuleks saada teada, millised kandidaadid on süsteemis liiga kaua olnud (nt kauem kui 1 aasta). Selleks tuleb liikuda "Kandidaadid" vaatesse ning filtreerida välja teile vajalikele tingimustele vastavad kandidaadid:
Kandidaadid vaates on "Filtreeri" nupp ning sealtkaudu saab määrata vajalikud filtrid:
1. Nõusolek - pole antud/on antud - see tähendab, et saab kätte kõik kandidaadid, kes üldse pole kunagi ühtegi nõusolekut andnud. Sellised kandidaadid saavad olla need, kes on värbajate poolt lisatud käsitsi Recrur süsteemi. Kui kandidaat kandideerib ise, läbi kandideerimisvormi või tööportaali, siis tal mingisugune nõusolek alati olemas on.
2. (Nõusolek) Viimati antud rohkem kui... X kuud tagasi - selliselt saab välja filtreerida kandidaadid, kes on andnud oma nõusoleku rohkem kui X kuud tagasi (kuude arvu saab valida või ise käsitsi määrata)
Nende kahe esimese filtriga saad Sa esmajoones kätte soovitud hulga kandidaate, kellelt nõusoleku pikendamist küsida (või nt keda soovid kohe süsteemist kustutada).
Kui oled vajaliku hulga kandidaate välja filtreerinud, siis märgi kõik need kandidaadid "valituks" ehk märgi nende ette "linnuke". Seda saab teha siit:
Kui vajutad (pärast filtrite lisamist!) siin nupule "Vali kõik" - siis valib süsteem kõik kandidaadid ning nendega saad edasi toimetada. Soovi korral võid ka käsitsi kõik kandidaadid ära märkida.
Kui kõik (või mõned) on valitud (aktiivseks linnukesega märgitud) siis tekib kandidaatide loetelu üles nupp "Toiming"
Sealt tuleb valida "Küsi nõusoleku pikendamist" ning avaneb järgnev vaade:
Siin saab (tuleb) valida loetelust
- nõusolek, millele kandidaat uut kinnitust andma peaks. Siin loetelus on kuvatud kõik nõusolekud, mis sinu ettevõttel loodud (SEADED -> NÕUSOLEKUD). Vali siit selline nõusolek, mis sobib pikendamiseks (kas on piisavalt universaalne või on spetsiaalselt selle jaoks loodud). Just selle nõusoleku link lisatakse e-kirjas oleva <DPA_LINK> sisse.
- e-kirja mall - siin listis on kuvatud ainult sellised mallid, mille juures on märge "GDPR mall". Ning ülejäänud kirja saaja/saatja andmed. Veendu, et e-kirjas sees oleks kindlasti <DPA_LINK> olemas, et süsteem oskaks nõusoleku pikendamise lingi sinna asemele panna.
Kui kõik on valmis, vajuta nupule "Saada" - valitud kandidaadile/kandidaatidele saadetakse välja kiri nõusoleku pikendamisega. Kiri näeb välja näiteks selline:
Kui kandidaat avab selle lingi, avaneb talle põhimõtteliselt sarnane vaade nagu kandideerimisvormil - ta peab sisestama enda ees- ja perekonnanime ja kontaktandmed. Kui ta selle esitab, siis tekib tema profiilile Recruris uus nõusolek:
